Sammlung digitalisieren: Schritt für Schritt mit OWNAMIC

Veröffentlicht von Adrian Vogel · Lesedauer: ca. 12 Minuten · Stand: Oktober 2026

In Kürze:

• Am Ende hat jedes Stück Fotos, Katalognummer, Erhaltung und Belege an einem Ort.
• Dazu kommt eine Sammlungsakte, die auch deine Erben verstehen.
• Du brauchst weiches Licht, einen ruhigen Hintergrund und etwa 20 Minuten Vorbereitung.
• OWNAMIC prüft keine Echtheit. Eine KI-Schätzung ersetzt kein Gutachten.

Warum ein Stück mit Papieren mehr bringt als eines ohne, steht im Beitrag Wertsachen dokumentieren: warum Papiere über den Preis entscheiden. Dieser Beitrag ist der praktische Teil dazu. Er zeigt, wie du eine Sammlung in OWNAMIC anlegst, fotografierst und beschreibst. Und wie du sie so ablegst, dass sie auch ohne dich verständlich bleibt. Das passt für Münzen, Briefmarken, Schallplatten, Uhren, Mineralien, Bücher, Comics und Modellautos.

Was du wissen solltest

Jedes Sammelgebiet hat eine eigene Sprache. Eine gute digitale Sammlung spricht sie. Sie ersetzt die Fachwörter nicht durch Alltagswörter.

Katalognummern machen ein Stück eindeutig. Eine Katalognummer ist die feste Nummer, unter der ein Katalog ein Stück führt. „Eine alte Briefmarke“ hilft niemandem, eine Michel-Nummer schon. Den Michel-Katalog gibt es seit 1910. Im deutschsprachigen Raum gilt er als Standard für Briefmarken. Händler, Auktionshäuser und Sammler nutzen seine Nummern als gemeinsame Kennung.

Für Münzen aus aller Welt sind die KM-Nummern verbreitet. Sie stammen aus dem Standard Catalog of World Coins, den „Krause-Katalogen“. Sie beginnen für jedes Land neu bei 1. Eine Nummer gilt also nur zusammen mit dem Land. Numista führt solche Nummern in seinem Online-Katalog. Aber nicht jeder Eintrag hat eine KM-Nummer. Bei Schallplatten und CDs führt Discogs jede Ausgabe als eigenen Eintrag, mit einer eigenen Liste bisheriger Verkäufe. Eine Pressung aus einem anderen Land oder Jahr ist dort ein anderes Stück.

Zustand hat eigene Skalen. Sammler sprechen vom Erhaltungsgrad. Das ist die Note dafür, wie gut ein Stück erhalten ist. Bei Münzen sind im deutschen Handel diese Stufen üblich: s (schön), ss (sehr schön), vz (vorzüglich), unz (unzirkuliert) und stgl (Stempelglanz). Dazu kommen Zwischenstufen wie ss-vz. „PP“ (Polierte Platte) ist kein Erhaltungsgrad. Es ist eine besondere Art der Herstellung mit spiegelndem Grund. International ist die Sheldon-Skala von 1 bis 70 verbreitet.

Bei Briefmarken unterscheidet der Michel-Katalog vier Erhaltungen: postfrisch (**), ungebraucht mit Falz (*), gestempelt und auf Brief. Postfrisch heißt: Die Gummierung auf der Rückseite ist unberührt. Ein Falz ist ein kleiner Klebestreifen, mit dem man früher Marken ins Album klebte. Für jede Erhaltung nennt der Katalog einen eigenen Preis.

Schallplatten bewertet man meist nach dem Goldmine-Standard: Mint, Near Mint, Very Good Plus und so weiter. Platte und Hülle bekommen getrennte Noten. Comics bewertet CGC auf einer Skala bis 10.0. Bei Uhren zählt, ob Box und Papiere dabei sind. Bei Modellautos zählt die Originalverpackung (OVP). Bei Mineralien zählt das Etikett mit dem Fundort.

Der Katalogwert ist kein Verkaufspreis. Michel-Preise sind Richtwerte des Katalogs. Händler zahlen meist deutlich weniger. Wie du einen realistischen Wert findest, steht im Beitrag Wert von Gegenständen ermitteln.

Herkunft geht leicht verloren. Die Herkunft eines Stücks heißt auch Provenienz. Gemeint ist: woher es stammt und durch wessen Hände es ging. Eine Mineraliensammlung ohne Etiketten verliert ihre Fundorte. Ein Album ohne Zusammenhang verliert seine Geschichte. Museen erfassen ihre Bestände deshalb laufend, nicht erst, wenn etwas fehlt. Der Deutsche Museumsbund nennt das als Mindeststandard. Für eine private Sammlung gilt im Kleinen dasselbe.

Vorbereitung: Ordnung vor dem ersten Foto (20 Minuten)

• Nichts umsortieren, was du geerbt hast. Fachleute raten, eine geerbte Sammlung so zu lassen, wie sie ist. Die ursprüngliche Ordnung verrät selbst etwas. Fotografiere die Sammlung zuerst so, wie sie ist.
• Nichts reinigen, ablösen oder auspacken, was dafür nicht gedacht ist. Briefmarken bleiben im Album. Münzen in Polierter Platte fasst du nicht mit bloßen Händen an. Eine versiegelte Comic-Hülle („Slab“) bleibt zu.
• Arbeitsplatz einrichten. Du brauchst einen Tisch am Fenster ohne direkte Sonne. Dazu einen weißen oder hellgrauen Karton als Hintergrund. Außerdem eine Pinzette für Briefmarken und Baumwollhandschuhe. Und ein Lineal oder eine Münze, um die Größe zu zeigen.
• Gliederung festlegen. Wonach suchst du später? Bei Briefmarken meist nach Sammelgebiet und Zeitraum („Bund“, „Deutsches Reich“). Bei Münzen nach Land und Nominal, also dem aufgeprägten Wert. Bei Platten nach Genre oder Künstler. Bei Mineralien nach Mineral oder Fundregion.

Schritt 1: Die Sammlung als Struktur anlegen

1. Tippe auf Plus und wähle unter Manuell den Eintrag Template.
2. Wähle die Vorlage „Sammelobjekte“. Sie schlägt Namen vor wie „Meine Sammlerstücke“ oder „Briefmarken“. Sie legt Untersammlungen an, z. B. „Briefmarkensammlung“, „Sammelkarten“ und „Limitierte Auflagen“.
3. Ändere, lösche oder ergänze Name und Einträge vor dem Speichern nach Bedarf.
4. Leg die Gliederung aus der Vorbereitung als Untersammlungen an, etwa „Bund 1949–1959“ und „Deutsches Reich“.

Arbeitest du in der Edition „Sammlung“? Dann findest du im Menü Sammlungen, Belege & Nachweise und Neuschätzungen. Die ersten beiden brauchst du in dieser Anleitung.

Hast du schon eine Liste in Excel? Speichere sie als CSV, das ist ein einfaches Tabellenformat. Dann nutze Plus → Datei importieren. OWNY liest die Liste aus. Du prüfst jede Zeile vor dem Speichern. Einen direkten Import aus Numista, Discogs oder einer Michel-Software gibt es noch nicht.

Schritt 2: Fotografieren – Licht, Hintergrund, beide Seiten

Ein gutes Sammlungsfoto ist ein Beleg, kein Stimmungsbild. Drei Regeln gelten für jedes Gebiet:

• Weiches Licht, kein Blitz. Gestreutes Licht macht weiche Übergänge statt harter Schatten. Fotografiere am Fenster im Schatten. Oder richte eine Lampe auf eine helle Fläche. Misch kein Tageslicht mit Lampenlicht. Glänzende Stücke wie Silbermünzen gelingen in einem Lichtzelt aus weißem Stoff. Auf Slabs, Folien und Vitrinenglas spiegelt ein Blitz. Fotografiere sie deshalb leicht schräg.
• Ruhiger, einfarbiger Hintergrund. Weiß oder hellgrau, ohne Muster. Das ganze Stück ist scharf. Nur der Hintergrund darf unscharf sein.
• Größe zeigen. Leg bei der Übersicht ein Lineal oder eine bekannte Münze daneben.

Und fotografiere immer beide Seiten. Dazu kommt das Detail, das den Wert bestimmt:

Für flache Stücke wie Briefmarken, Belege und Albumseiten ist ein Flachbettscanner oft besser als die Kamera. Allgemeine Anleitungen zum Scannen nennen 300 dpi für Dokumente. dpi gibt an, wie fein der Scanner auflöst. Für Bilder, die du vergrößern willst, nennen sie 400 bis 600 dpi. Wasserzeichen sieht man auf der Bildseite meist nicht. Dafür brauchst du Licht von hinten oder einen Wasserzeichensucher.

Schritt 3: Die passende Aufnahmeart wählen

Tippe auf Plus und dann auf Bild/Video. Die Kamera öffnet sich. Jetzt wählst du die Aufnahmeart:

• Einzelfoto für eine ganze Albumseite oder ein Tableau. OWNY rahmt jedes Stück einzeln ein und legt es als eigenes Objekt an. Im Video-Szenario „Briefmarkensammlung digitalisieren“ entstehen so 45 Marken aus einem einzigen Foto einer Einsteckseite.
• Fotoserie für viele Stücke, bis zu fünf Bilder. Breite die Stücke auf einer Fläche aus, statt sie zu stapeln. Was sich überlappt, zählt OWNY leicht als ein Objekt.
• Detailaufnahmen für jedes Stück, auf das es ankommt. Das sind bis zu fünf Bilder von einem Objekt, die OWNY gemeinsam auswertet. Hier kommen die Pflichtbilder aus der Tabelle hinein.

Vor dem Erkennen öffnest du „Was man nicht sieht“. Dort trägst du ein, was kein Foto zeigt. Das sind die Herkunft, der Kaufpreis und der Zustand in der Fachsprache („vz“, „postfrisch **“, „NM/VG+“). Unter „Sonstiges“ kommen die Katalognummer, ein Attest oder eine limitierte Auflage dazu. Unter „Analyse anpassen“ kannst du Schlagworte vorgeben, z. B. den Namen deiner Sammlung. Dort wählst du auch die Bewertungsart. Für Sammlerstücke passt die Voreinstellung „Marktbeobachtung“.

Ist OWNY sich nicht sicher, rät es nicht. Es fragt nach und nennt Alternativen. Wie das aussieht, zeigt das Video „Wenn OWNY nicht sicher ist“ in der Hilfe unter Bilderkennung. Dort findest du auch „Erste Objekte erfassen“.

Danach prüfst du jeden Fund. Du korrigierst Namen und wählst die Untersammlung, in die er gehört. OWNY schlägt eine Sammlung vor, die Entscheidung triffst du. Mit einem Haken bestätigst du, dass die Werte Schätzungen sind. Dann speicherst du.

Kosten: Was du von Hand eingibst, ist kostenlos. Erkannte Objekte kosten KI-Guthaben. Mit Marktrecherche kosten sie mehr als ohne. Sammlerstücke, Uhren, Schmuck und Kunst recherchiert OWNY immer am Markt.

Schritt 4: Katalognummer und Erhaltung eintragen

Öffne jedes wichtige Stück und bring die Angaben in eine feste Form. OWNAMIC hat kein eigenes Feld für Katalognummern. Nutze deshalb immer dieselbe Schreibweise:

• Name: Gebiet, Katalog und Nummer, Erhaltung, Motiv. Zum Beispiel „Bund MiNr. 123 ** – Posthorn“ oder „Südafrika 5 Shillings 1948, KM-Nr. …, vz“.
• Beschreibung: die Details, die den Wert bestimmen. Etwa Pressung, Variante, Plattenfehler, Fehlprägung oder Fundort.
• Stichworte: Katalogname und Nummer noch einmal, z. B. „Michel 123“. So findet die Suche in der Bestandsliste das Stück wieder.
• Marke, Modell und Seriennummer: Bei Uhren sind das Hersteller, Referenz und Gehäusenummer. Bei Modellautos sind es Hersteller und Artikelnummer.
• Menge: Doppelte Stücke (Dubletten) erfasst du als ein Objekt mit höherer Menge. Das gilt, wenn sie wirklich gleich sind.

Das Feld Zustand in OWNAMIC ist eine allgemeine Skala. Sie reicht von „Neu“ über „Sehr gut“ und „Gut“ bis „Beschädigt“. Sammlergrade wie „vz“ oder „VG+“ kennt sie nicht. Wähl den Wert, der am ehesten passt. Schreib die Fachnote zusätzlich in Name oder Beschreibung. Auch die Seltenheit, die OWNY vorschlägt, prüfst du kritisch. Bei Bedarf korrigierst du sie.

Schritt 5: Belege, Atteste und Herkunft anhängen

Ein Foto zeigt, was du hast. Woher es kommt und ob es echt ist, zeigen erst die Papiere.

Dateien. Öffne das Stück und wähle Datei hochladen. Lade Rechnung, Auktionsbeleg, Attest oder Gutachten hoch. Ein Attest ist eine schriftliche Bestätigung eines Prüfers, dass ein Stück echt ist. Prüf den Typ, den OWNY vorschlägt, und korrigiere ihn mit Typ ändern:

• Kaufbeleg für Rechnung, Zuschlagsbestätigung oder Bestellbestätigung
• Echtheitszertifikat für Befund, Attest oder Zertifikat, also ein Papier, das die Echtheit bestätigt
• Sachverständigengutachten für eine schriftliche Bewertung durch einen Sachverständigen

Ereignisse. Mit Ereignis hinzufügen hältst du die Geschichte des Stücks fest. Welche Arten es gibt, hängt von der Objektart ab. Für Sammlerstücke gibt es unter anderem:

• Echtheitszertifikat mit eigenen Feldern. Das sind „Ausgestellt von (Galerie, Auktionshaus, Gutachter)“, „Zertifikatsnummer“, „Ergebnis der Prüfung“, „Wie wurde geprüft?“ und Gültigkeitsdaten.
• Fundort & Provenienz: woher das Stück stammt und wer es früher besaß. Auch eine Sammlung oder Auktion, durch die es ging.
• Restaurierung, wenn jemand das Stück aufbereitet hat.

An jedes Ereignis hängst du bis zu drei Dateien. Fotografiere auch alte Etiketten, Albumblätter, Händlertüten und Briefe. Auf ihnen steht oft die Herkunft.

Bestätigen lassen. Eine eigene Angabe bleibt eine eigene Angabe. Bei geeigneten Ereignissen tippst du auf Signatur-Link erstellen. So entsteht ein Link für den Händler oder Prüfer. Er öffnet ihn ohne Konto. Er bestätigt den Eintrag mit einem Code, den er per E-Mail bekommt. Danach ist der Eintrag versiegelt, also nicht mehr änderbar. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur. Das ist die einfachste Form einer digitalen Bestätigung. Sie belegt, wer bestätigt hat. Sie belegt nicht, dass der Inhalt stimmt.

Den ganzen Weg zeigt das Video „Der Lebenslauf einer Münze“ in der Hilfe unter Kauf & Verkauf. Es reicht von der Erfassung über das Attest bis zur Übergabe.

Schritt 6: Lücken finden

Öffne im Menü der Edition Belege & Nachweise. Die Seite zeigt, wie viele Werte belegt, recherchiert, geschätzt oder angenommen sind. Und sie zeigt, welche Stücke keinen Wert haben. Als belegt gilt ein Stück erst, wenn eine passende Datei daran hängt. Das ist ein Kaufbeleg, ein Sachverständigengutachten oder ein Echtheitszertifikat. Den Status setzt OWNAMIC selbst. Du kannst ihn nicht von Hand vergeben.

Sortier nach Wert und arbeite von oben nach unten. Zehn vollständig belegte Spitzenstücke bringen mehr als hundert dokumentierte Dubletten.

Schritt 7: Die Sammlungsakte für deine Erben

Für Erben ist eine Sammlung ohne Erklärung oft nur ein Karton. Die Sammlungsakte macht daraus eine Akte, die man lesen kann.

Vorher ergänzen:

• Gedacht für: Auf der Detailseite jedes Stücks trägst du ein, wer es bekommen, nutzen oder sich darum kümmern soll. Das ist ein persönlicher Wunsch. Es ist keine letztwillige Verfügung, also keine Regelung für den Todesfall mit rechtlicher Wirkung. Ein Testament ersetzt es nicht.
• Geschichte: In der Edition „Ordnung & Vorsorge“ gibt es Was mir wichtig ist. Dort schreibst du die Geschichte der Stücke auf, die du beim Sortieren in den Stapel „Behalten“ gelegt hast.
• Kontakte: Notier in der Beschreibung der Hauptsammlung, wen man fragen kann: deinen Händler, deinen Verein, einen Prüfer.

Erstellen:

1. Öffne die Hauptsammlung und wähle Exportieren.
2. Wähle Dieses Objekt und alle Unterobjekte, dann Als PDF exportieren.
3. Wähle als Typ Sammlungsakte. Wähle unter Bilder einschließen „Alle nicht KI-generierten Bilder“.

Das Deckblatt listet jedes Stück. Es zeigt für acht Bausteine, ob sie vorhanden sind: Fotos, Kaufbeleg, Echtheitsnachweis, Herkunft, Zustand, Wert mit Quelle, Geschichte und Gedacht für. So sieht man auf einen Blick, was noch fehlt.

Zwei Grenzen solltest du kennen. Erstens: Ein Export umfasst höchstens 200 Objekte. Bei größeren Sammlungen exportierst du jede Untersammlung einzeln. Zweitens: Das PDF enthält die angehängten Dokumente nicht. Es listet sie nur auf. Für Atteste und Rechnungen gehst du so vor:

1. Öffne Meine Dokumente → Neuer Export und wähle die Sammlung.
2. Schalte Alle Dateien mitnehmen und Enthaltene Objekte mitnehmen ein.
3. Stell Art des Berichts auf „Sammlungsakte“.
4. Tippe auf Export erstellen.

Das Archiv enthält die Akte als PDF und alle Fotos und Belege in Ordnern. OWNAMIC hält es 30 Tage bereit. Lade es herunter und sag deinen Angehörigen, wo es liegt.

Typische Fehler

• Nur die Vorderseite fotografieren. Bei Briefmarken entscheidet oft die Rückseite (Falz, Gummierung, Prüfzeichen), bei Münzen der Rand.
• Mit Blitz durch die Folie. Ein Reflex verdeckt genau die Stelle, auf die es ankommt.
• Die Erhaltung schönreden. Ein „vz“, das in Wahrheit ein „ss“ ist, macht die Dokumentation unglaubwürdig.
• Etiketten und Tüten wegwerfen. Sie sind oft der einzige Nachweis der Herkunft.
• Den Katalogwert als Wert eintragen. Er ist ein Richtwert, kein Preis, den jemand zahlt.

Was OWNAMIC dabei nicht tut

• OWNAMIC prüft keine Echtheit. Eine Fälschung, die aussieht wie das Original, erkennt OWNY nicht. Das leisten Prüfer und Sachverständige.
• OWNAMIC kennt keine Sammlergrade. Das Zustandsfeld ist allgemein. Die Fachnote schreibst du selbst dazu.
• OWNAMIC ist nicht mit Michel, Numista oder Discogs verbunden. Katalognummern trägst du selbst ein. Einen Import aus diesen Diensten gibt es nicht.
• OWNAMIC warnt nicht automatisch vor Dubletten. Such nach der Katalognummer, bevor du ein Stück neu anlegst.
• Eine KI-Schätzung ist kein Gutachten. Sie ist ein unverbindlicher Richtwert, meist auf Basis von Angebotspreisen.
• Die Sammlungsakte ist kein Testament. „Gedacht für“ hält einen Wunsch fest. Rechtlich verbindlich ist es nicht.

Checkliste zum Mitnehmen

• Geerbte Sammlung im Originalzustand fotografiert, bevor etwas umsortiert wurde
• Vorlage „Sammelobjekte“ angelegt und Untersammlungen nach deiner Gliederung ergänzt
• Arbeitsplatz mit weichem Licht, ruhigem Hintergrund und Größenvergleich eingerichtet
• Albumseiten per Einzelfoto, wichtige Stücke per Detailaufnahmen erfasst, jeweils beide Seiten
• Katalognummer, Fachnote zur Erhaltung und Herkunft in Name, Beschreibung und Stichworte eingetragen
• Kaufbelege, Atteste und Gutachten hochgeladen und den Typ geprüft
• Provenienz und Echtheitszertifikate als Ereignis festgehalten, wichtige Einträge bestätigen lassen
• Lücken unter „Belege & Nachweise“ abgearbeitet
• „Gedacht für“ und Geschichten ergänzt, Kontakte notiert
• Sammlungsakte als PDF und als ZIP mit allen Dateien erstellt und den Angehörigen den Ablageort genannt

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Quellen

• Stiftung Warentest: Briefmarkensammlung – was sind alte Briefmarken noch wert? (Rat des BDPh, Michel-Preise als Richtwerte, APHV-Händlerverzeichnis): https://www.test.de/Briefmarken-So-finden-Sie-heraus-was-geerbte-Sammlungen-wert-sind-5128885-0/
• Briefmarkenmesse Essen, Glossar: Michel-Katalog: https://www.briefmarkenmesse-essen.de/glossar/michel-katalog/
• Briefmarkenmesse Essen, Glossar: postfrisch (BPP-Definition, nur Gummierung): https://www.briefmarkenmesse-essen.de/glossar/postfrisch/
• Briefmarkenmesse Essen, Glossar: Falz: https://www.briefmarkenmesse-essen.de/glossar/falz/
• eBay-Briefmarkenratgeber: Philatelistische Begriffsbestimmungen (Erhaltung): https://pages.ebay.de/briefmarkenratgeber/fachbegriffe/e.html
• Wikipedia: Standard Catalog of World Coins (KM-Nummern): https://en.wikipedia.org/wiki/Standard_Catalog_of_World_Coins
• CoinWeek: KM Number – a commonly referred to world coin reference number: https://coinweek.com/km-number-a-commonly-referred-to-world-coin-reference-number/
• StoneX Bullion, Lexikon: Erhaltungsgrade: https://stonexbullion.com/de/lexikon/erhaltungsgrade/
• Numismatic News: The Sheldon Coin Grading Scale: https://www.numismaticnews.net/collecting-101/the-sheldon-coin-grading-scale
• Goldmine: Collecting 101 – grading your records: https://www.goldminemag.com/collector-resources/collecting-101-grading-your-records/
• CGC Comics: zur Notenskala bis 10.0: https://www.cgccomics.com/news/article/243/
• GIGA: CDs verkaufen (Discogs-Verkaufshistorie je Ausgabe): https://www.giga.de/artikel/cds-verkaufen-lohnt-sich-das-welche-sind-wertvoll/
• Deutscher Museumsbund: Checkliste Standards für Museen – Dokumentieren: https://www.museumsbund.de/wp-content/uploads/2023/07/dmb-checkliste-standards-fuer-museen-dokumentieren.pdf
• Library of Congress: Scanning your personal collections (Auflösung): https://www.digitalpreservation.gov/personalarchiving/documents/scanning_collections.pdf

Erhaltungsskalen und Katalogkonventionen unterscheiden sich je nach Sammelgebiet, Katalog und Ausgabe. Maßgeblich ist die Referenz, die in deinem Gebiet üblich ist.